一、基本郵件禮儀(Email etiquette)

英文郵件的禮儀成千上萬條，大多其實都已經(jīng)超出了“英文”的范疇，而是不管什么語言都要注意的，那我就不說了，我只說和印象最深刻的，而且和中文郵件有明顯區(qū)別的，那就是感謝和道歉。

1）感謝

中文郵件不喜歡太多客套話，廢話少說，直入正題，但是美國人寫郵件，哪怕是和熟悉的人，回郵件第一句話，都要感謝，所以他們的郵件都是 thank來thank去的，中文郵件沒這種習慣。

開頭，感謝別人回復自己的郵件（也可以用thank you，用在稍微正式場合，比如和陌生人發(fā)郵件）

• Thanks for the quickreply.
• Thanks for getting back to me.
• Thanks for the update on the situation.
• Thanksfor the updated information.
• Thanksfor gathering the information this week on this issue.

別人發(fā)郵件提供信息給你，中文郵件是懶得回的，英文郵件也習慣感謝，簡單回復一個。

• Thank you.
• Well noted.
• Noted/Received with thanks.
• Goodinformation.

2）道歉

如果是回郵件回得晚了，先道歉，貌似中文很少有這個習慣(以下sorry也可以替換成apologize，更正式一點，發(fā)給重要的人或者群發(fā)）

• Sorry for the late reply.（中國人普遍這這一種，也有老外用，不過下面兩種更多）
• Sorry I haven’t got back to you sooner .
• Sorry for the delay getting back to you.

如果是臨時通知別人是什么事情

• Apologies for the late/short notice.

如果是上一封郵件沒寫清楚導致收件人誤解了

• I apologize if this was not made clear

提前給別人預警如果自己的措辭過于強硬。

• I apologize if this may make you feel uncomfortable/bad.
• I apologize if this may sound a little harsh.

3）收尾套路

最后收尾的套路，一般都是問別人意下如何。(不要用please tell me ...這種句式，從來沒見過老外用的）

• Please let me know what you think.
• Please let me know your thoughts.
• Let me know if you have any questions or concerns. (最常見）
• Please let me know if there are questions.
• Lookingforward to your input/insight(用insight/input代替opinion)
• That’s myidea, what's your idea?(也有直接這樣說的）
• Pleasereview the lengthy e-mail and provide feedback on how we can proceed.(如果郵件太長了）

或者，干脆下面的話結(jié)尾，

[indent]I'lllet you know more tomorrow(表示今天沒說完，明天再說更多)Please call me if you like.(有什么事打我電話）[/indent]4）稱呼

普通工作郵件，直接稱呼名字字就好了，比如Hi Steven，不需要用Mr.， 甚至寫給總裁的郵件，也是直接說Hi Bill，不需要Hi President Johnson。否則真的真的太令人不自在了。

只有德國人是個例外，喜歡加Mr./Ms. 我以前在德資企業(yè)工作，發(fā)給女性的郵件居然要稱呼Ms. Zhang。

學術場合才需要加抬頭，比如Prof. Johnson. 政客的Congressman Johnson.

記住，一般不加Dear，只有公司HR群發(fā)郵件才說Dear all, 發(fā)給個人的，一般就Hi Steven或者直接說Steven,

抓住這幾點就夠了，其他禮儀說多了都是正確的廢話。

另外再看看我這篇文章，弄清楚什么時候該用正式用語，什么時候可以用非正式。

英語 | 到底什么是正式場合和非正式場合5）告別郵件主題

離職時發(fā)郵件感謝同事，我見過老外用以下兩種

• Thank you
• Farewell

兩種都可以。注意farewell并非永別，也可以表示以后很難見面。

二、郵件基本術語

很多國人憑自己的想象力在創(chuàng)造一些表達，以下才是地道的用語。

1）抄送別人怎么說？

中國人喜歡說cc，美國人直接說copy.

cc是 carbon copy（復寫紙）的簡稱，以前還沒有電子郵件時候，用復寫紙抄送，所以本質(zhì)上還是copy.

• I have put John on copy. (記住put on copy的固定搭配）
• You can copy Steven going forward.

如果是分別抄送給某些人，但是又不想讓他們互相知道對方的聯(lián)系方式，可以用暗送(BCC也就是blind cc),比如同時發(fā)給幾個供應商，郵件開頭直接寫

BCC vendors

2）群發(fā)郵件增加聯(lián)系人怎么說？

我看到臺灣香港人大陸人都是用add xxx in the loop.從來沒見過美國人這樣說的。

一般都是在郵件開頭，無稱呼，直接說

• Looping in Steven.
• Adding/Added Steven.

甚至直接用 “+”都可以

• + Steven

把某個人刪除（涉及到保密的信息）,用remove

• Removed Mike from this email

3)轉(zhuǎn)發(fā)郵件怎么說？

[indent]forward the email to someone(大部分中國只會用這種)pass me the email(老外也經(jīng)常用這種)[/indent]4)回復郵件怎么說？

get back比 reply常用

[indent]I will get back to you tomorrow.[/indent]5）附件怎么說？

附件的英文是attachment.但是如果你說please find the attachment實在是惡俗至極。

一般直接用動詞attached, enclosed. 我比較喜歡用attached.

[indent]Attached/Enclosed please find the report.I attached the report and let me know what you think.[/indent]6)文件怎么說?

excel, pdf, word 如果你說file也是惡俗至極，正確的說法是document.（excel可以說spreadsheet, ppt可以說presentation)

[indent]Attached please find the document.[/indent]三、和陌生人發(fā)郵件如何自我介紹？

不要說 This is xxx和I am這種句式，開頭也不要太多客套話，老外開頭都是直接說My name is xxx

[indent]Hi Mike, My name is Steven Gates. I work in the R&D department and am in charge of ...[/indent]四、群發(fā)郵件如何稱呼？

書上百分之一萬告訴你用Dear all, Hi all這種，實際，只有群發(fā)給整個公司的郵件，比如公司新聞之類的才用這種稱呼，其他時候用下面的，

• Team, (最常用）
• Gents, (如果全部是男的）

全部都是女的，我還真不知道怎么稱呼，我也沒在女人堆里待過。

五、郵件里插話怎么說？

本來你只是在cc列表里作為旁觀者，但是你也想進來插一句話怎么說？用chime in

[indent]Just to chime in,  xxxxI'd like to chime in with my idea, xxxx[/indent]如果邀請別人發(fā)表意見怎么說，用 please chime in here with your thoughts/comments/idea.

[indent]Steven, please chime in here with correct information.[/indent]六、郵件如何更加禮貌？

參考史蒂芬這個3000贊的回答

在日常英語對話中有哪些細節(jié)中國人不會注意，但是外國人卻覺得很重要，并可能認為中國人很無禮？ - 史蒂芬的回答 - 知乎

另外補充

1) 問別人一個問題時，前面加個wondering表示想知道，比直接問一個問題更加委婉。

• Iwas wondering what your thoughts are changing this design.
• I am wondering if you are using the same material.

2) 請求別人做一件事，用If you could xxx, that would be great. 更加禮貌

3) 請別人幫忙做一件事時，在前面加(by) any chance，意思是如果有時間/有機會，很委婉。

• By any chance, could you help check the data? 有時間可不可以幫忙看看數(shù)據(jù)？

六、起承轉(zhuǎn)合常用詞

我就不說However, Nevertheless, on one hand, on the other hand, firstly這種老師教的惡俗至極的老八股了。

1）lastly/finally

很少看到郵件用說firstly的，一般有話就直說, 但是lastly很常見，在說完前面一大堆之后，說最后一件事的時候，說lastly,finally表示最后你想說什么

• Lastly, could you confirm that there is no additional change? 最后一件事，你可不可以確認一下不會再改了？
• Finally, the most important thing is ...(不知道怎么翻譯這個finally)

2）as/on a side note

原意是邊注，引申為補充說明某件事情，特別是你想提醒別人做某件事，這樣更加委婉，可以翻譯成“友情提示”。

• Also, on a side note, can you xxxx?
• As a side note, I'm beginning to think our current measurement method doesn't seem to be accurate enough .

類似的還有 on a related point（相關說明）

3) specifically

特別說明一件事時，用這個詞開頭，另寫一個自然段。

• Specifically , we are interested in xxxx.
• Specifically , we'd like to xxxx.

4) all said/ with all that said

中文意思就是“說了那么多”，用于總結(jié)。

• All said, I think we are in a enviable position going into the 2017 sales season with xxxx. 說了那么多，我想我們處在一個令人羨慕的市場地位。

5) that being said

中文意思是“話雖如此',

• That being said, we still need to ...(話雖如此，我們還是需要...)

6) on another front

代替on another side

七、郵件里常用的詞匯

待我逐一講解。

1) highlight

這真是個妙詞，本意是高亮顯示，也就是給字體加點背景顏色，引申為強調(diào)以引起注意。

以下都叫highlight，前者是真正的highlight，后者雖然是畫圈，但是也是框起來引起人注意，也叫highlight. 下面區(qū)域就叫highlighted area.


所以，任何事情只要你想強調(diào)，以引起別人注意，都可以用highlight.就連足球比賽精彩回顧也叫highlight.

• I have to highlight the issue that the deadline is close whereas up to date we haven't come up with a solution
• One of my concerns is that the factory is not highlighting the challenges in production.
• Can you provide some pictures and videos highlighting the xxx  area of the product?(就是要你特寫拍一下某個區(qū)域)
• I would like you to put a report together highlighting what caused the issue and how you expect to correct the issue.

2) issue

郵件里很少說problem,一般都用issue代替，更加正式，表示值得注意的問題。

比如品質(zhì)問題是quality issue.

例句參照上面。

3) bullet points

• 現(xiàn)在左邊這個黑色的點就是bullet point，這是它的本意，中文叫做項目符號，引申為重點內(nèi)容。

Let's discuss all the bullet points tomorrow.

4) callout

記住下面這這種有箭頭或者線條的標注文字叫做callout，不叫remark, comment, note.

把call out分開變成動詞，就是標注，學工科的都知道工程圖很多尺寸公差是需要標注的。

[indent]The tolerance/spec wasn't called out.[/indent]5) with regard to/ regarding

關于....的話題，不要用about

I'll have a business trip regarding the quality issue.



6) echo

本意是“回聲”，也就是唱KTV或者打電話經(jīng)常出現(xiàn)的回聲，引申為“附和，郵件經(jīng)常用這個詞來表示“我只是重復一下某人觀點”，謙虛的說法

[indent]To echo John's direction, our plan is xxxx（John的郵件在前面，如果在John的郵件上再回復就可以這樣說。Just to confirm and echo John, please xxxx.I can only echo David's email. I also think xxx.7) address[/indent]不要只知道是" 地址“的意思，郵件和日常工作中經(jīng)常用這個詞表達”考慮、討論（以嘗試解決）“，意思介于think/talk about和solve之間，但是不完全一樣，不承諾一定能解決，常用語委婉表示"需要引起注意并解決”，固定搭配address the issue/ problem/question/ concern

• This issue needs to be addressed. （這個問題需要引起注意并解決）
• The products address the needs of beginners. （這個產(chǎn)品考慮到了新用戶的需求）
• A question we‘ll need to address is whether we can afford XXXX
• I addressed the quality issue in the meeting(我在會議中討論了質(zhì)量問題）
• All other questions/issues will be addressed by Kevin.(其他問題將由Kevin來討論）
• Items to be addressed Wednesday（星期三要討論的事項）

8) bring up

表示把一個問題/話題提出來，這個是最常用的表達，隱含提出來供大家討論的意思，比mention的意思更豐富。

• I also brought up afew concerns with John about  XXXX.
• One thing I'd like to bring up is XXXX
• We are looking to save some cost on XXX project and one of the ideas brought up by the team was to look at XXXX.

9 )involve

把某人(某事）包含到某事來，很難用某個中文單詞翻譯，意思就是把他牽扯進來（非貶義），比include的語氣要弱。

• We would involve members from purchasing team as well.
• When there is delivery issue, please involve the sales team.
• I would like for the root causes andcorrective actions to involve some engineering controls in the process insteadof just increased inspections.

10) direction

字面意思是“方向”，引申義為“指示”，不一定是上級對下級，任何“做某件事的方法”都可以叫direction.

• I will follow David's direction.
• Thanks for your direction.

11) concern

字面意思是“擔心”，和worry的意思差不多，還隱含“擔心而值得注意的事”，郵件中很少用worry這個詞，一般都用concern.

[indent]quality concerndelivery concerncost concern[/indent]12) input

本意是「輸入」的意思，但是實際工作中，經(jīng)常做「提供信息/建議」理解。

[indent]比如你給別人提供建議/信息，他會說Thanks for your input.
比如《紙牌屋》里，幕僚長對副總統(tǒng)說 Wevalue your input, Mr. Vice President.
比如你想問別人對這件事的看法，你可以說 I'd like your input on it.[/indent]13) insight

翻譯成「洞見」，不接地氣，但也找不出更好的表達（或者是「高見」？）

工作中，經(jīng)常用來拔高別人，可以看做是opinion和input的升級版.

[indent]比如 provide some insight for it,
Look forward to your insight.
That's valuable insight.[/indent]14) dig into

"深入研究“、”深挖“的意思。

• We need to dig into the root cause.

15) expedite

加快，郵件中多用這個詞代替accelerate和speed up

• expedite the order (加快訂單）
• expedite the process (加快流程）
• We appreciate whateveryou are able to do in order to help expedite these samples.

16）due

很多人知道due to，但是不知道 due原來還有“預期”的意思,代替expect，due date是“預計日期”，而不是通常理解的"截止日期“，比如預產(chǎn)期也是due date.

• The parts are due in Shanghai on Friday = The parts are expected to arrive in Shanghai on Friday.
• Our annual report is due to be shared early next year.(財報明年年初公布）
• The samples are due to ship(或者be shipped) on Monday.（樣品預計星期一寄出）

17）part

制造業(yè)用part代替product，沒為什么

[indent]The parts were made in January.[/indent]18)  timing時間安排，和time有相同和不同的地方，,很難翻譯，用來代替time?？醋值淅镌趺唇忉尩摹iming is used to refer to the time at which something happens or is planned to happen, or to the length of time that something takes.

• Because the manufacturing timing is too long, we would come up with a better idea(這里和time是一樣的意思）
• My July visit timing has not yet been decided(我七月份來訪的時間還沒確定）
• That's perfect timing.(真是個好時候）

19） check in不要以為只是酒店入住登記的意思，在郵件里經(jīng)即可表示”獲取信息“也可以表示“匯報“老外有時候發(fā)郵件主題就是check in兩個字，郵件的內(nèi)容就是問一個問題。

字典上的釋義to talk with (someone) in order to report or find out new information <I have to go to a meeting now, but I'll check in with you later.

• I wanted to check in to ensure xxx.  我發(fā)郵件過來只是想了解一下狀況，確保xxxx
• David checked in with me on what we can do. 大衛(wèi)找我問我我們能夠做什么。
• I'll check in with our team to confirm expected ship date and let you know. 我要去問一下我們團隊。
• I'll check in with you tomorrow. 我明天再告訴你。

口語里也常說I'll check in with you later（我稍后再和你聯(lián)系）I'mjust calling to check in（我打電話來也沒什么事，了解你的近況而已）。你問別人在嗎，別人說what's up？你說沒什么事就是I'mjust checking in.

consolidate

align

specifics

generalities

documentation

reflect

作者：史蒂芬


鏈接：https://www.zhihu.com/question/34147404/answer/140038805


來源：知乎


著作權歸作者所有，轉(zhuǎn)載請聯(lián)系作者獲得授權。

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